Un flux de travail automatisé créé avec Microsoft Power Automate, dans le but de simplifier un système d'inscription des utilisateurs particulièrement complexe.
Le problème: Pour créer un compte LMS pour les nouveaux arrivants, ceux-ci doivent remplir un formulaire de consentement à la main. Ce formulaire est ensuite numérisé et envoyé au responsable pédagogique.
Le responsable pédagogique doit alors créer manuellement :
- un identifiant,
- un mot de passe,
- ainsi qu'un document d'introduction PDF contenant l'identifiant et le mot de passe.
De plus, il doit saisir manuellement les informations de l'utilisateur dans une base de données et sur la plateforme d'apprentissage en ligne (LMS).
Enfin, il doit envoyer par e-mail au nouvel utilisateur et à son responsable le fichier PDF contenant son nom d'utilisateur et son mot de passe pour la formation en ligne.
Ce processus était très long et fastidieux, en particulier en cas d'inscriptions multiples ou lors de l'ouverture de nouvelles cliniques. Il donnait lieu à des « journées de création de compte » hebdomadaires, au cours desquelles les nouveaux utilisateurs recevaient leurs identifiants un jour précis de la semaine, et non le jour même de leur inscription, ce qui pouvait entraîner un délai avant qu'ils puissent se connecter, se familiariser avec la plateforme et commencer les cours obligatoires. very long and tedious, especially for multiple sign-ups or when opening new clinics. It led to weekly ‘account creation days’, when new users would receive their credentials on a specific day of the week versus the day they started, which could lead to lag time for logging in, familiarizing themselves with the platform, and starting their required coursework.
La solution: J'ai créé un flux de travail Power Automate qui :
- créé des identifiants d'utilisateur
- a enregistré les identifiants dans la base de données.
- a créé des documents d'accueil contenant les identifiants.
- a inscrit les utilisateurs sur la plateforme LMS
- leur a envoyé un e-mail de bienvenue personnalisé avec le fichier PDF en pièce jointe.
Tout cela a été fait en remplissant un seul formulaire et en saisissant le prénom, le nom et l'adresse e-mail, puis en sélectionnant la clinique dans laquelle ils travaillent dans une liste déroulante.
Schéma du flux
Ce flux fonctionne en boucle, ce qui signifie que je peux ajouter autant d'utilisateurs que je le souhaite en répondant à l'alerte qui s'affiche à la fin du flux et qui me demande si j'ai terminé ou non.
L'outil : Microsoft Power Automate
Les résultats : Les résultats de ce processus sont encore en cours d'évaluation, puisqu'il a été mis en place en avril 2026. Toutefois, les premiers résultats ont montré une réduction du temps de création. Ce qui prenait auparavant 10 minutes, nécessitant l'ouverture de plusieurs logiciels et de nombreux copier-coller, se résume désormais à une procédure fluide d'une durée moyenne de 45 secondes.
Langue : Français